1. Regel nummer één: maak je persbericht niet te lang
Op een A4-blad zou je toch het belangrijkste gezegd moeten krijgen. Je kan altijd extra info toevoegen, maar de essentie, de ‘samenvatting’ van alles, die maak je best kort en krachtig. De kans dat journalisten een persmap van 10 pagina’s volledig door ploeteren is immers -het spijt mij dat ik die ballon moet doorprikken- vrij klein. (Tenzij het bijvoorbeeld over een overeenkomst gaat bij begrotingsgesprekken, of een beslissing om 3500 banen te schrappen,… maar ik vermoed dat jij iets anders te vertellen hebt)
2. Zet het échte nieuws of het opmerkelijkste vooraan
Je wil van bij het begin van je persbericht de aandacht van de journalist vastgrijpen. Dat doe je niet door te starten met een uiteenzetting van de 10-jarige geschiedenis die tot je boodschap van vandaag hebben geleid, of de bedanking van wie bedankt moet worden.
‘Wij doen dit, om die reden. Wij hebben dit beslist, en wel daarom. Wij investeren zoveel euro, en gaan daar dit en dat mee doen.’
‘Hetgeen we doen is uniek, en wel daarom.’ ‘Iedereen moet naar ons evenement komen, want…’
Probeer ook zo vaak het kan menselijke verhalen naar voren te schuiven: zet een vrijwilliger die er al van bij het begin bij was in de picture, of licht het goede doel toe waarvoor je iets organiseert.
3. Geef altijd een contactnummer mee op je persbericht
Ook al staan -volgens jou- alle antwoorden op alle mogelijke vragen die een journalist kán hebben over je persbericht al in je persbericht of persmap, de kans is groot dat de journalist nog iemand aan de lijn wil krijgen voor meer info. Waarom? Omdat je tijdens een gesprek meer kan doorvragen over bepaalde zaken. Omdat er misschien bepaalde vragen tóch niet beantwoord werden in je persbericht. Omdat de journalist graag een afspraak wil maken voor een foto voor bij het artikel. Omdat je persbericht of persmap te lang is en een journalist via rechtstreekse vragen sneller te weten komt wat hij wil weten.
Denk goed na over de persoon die je opgeeft als contactpersoon. Dat moet diegene zijn die het meest afweet over de boodschap die je wil brengen, en die het ook het best kan uitleggen, niet diegene waarvan het gewoon zo ‘hoort’ dat hij als woordvoerder naar voren wordt geschoven. Kies ook diegene die het best bereikbaar is. Heb je iemand die overdag gemakkelijk telefoongesprekken kan beantwoorden, kies dan die, en niet diegene die pas na zijn werk ’s avonds om 18u beschikbaar is.
Kies ook altijd voor een gsm-nummer, en géén vast nummer. Niets vervelender voor een journalist dan op het moment dat hij bezig is met jouw persbericht, niemand te pakken te krijgen omdat er niemand thuis is, of na 17u niemand meer te kunnen opbellen omdat iedereen al naar huis is vertrokken.
4. Zorg voor een aantal ‘quotes’ in het persbericht
In plaats van alle info in een doorlopende tekst te gieten, laat iemand van jullie iets vertellen. Als de journalist op basis van je persbericht niemand meer moet opbellen, kan hij met die quotes zijn tekst toch een beetje ‘opleuken’.
5. Maak het journalisten zo gemakkelijk mogelijk
Stel zelf eventueel een geschikt fotomoment voor, of een moment waarop iedereen die er best bij is, samen is voor een uitgebreid interview. Een afspraak die al geregeld is, raakt nu eenmaal sneller in de agenda dan een afspraak die nog gemaakt moet worden. Als er simulatiebeelden, archieffoto’s of groepsfoto’s voor handen zijn, stop die er altijd bij.